Pokud zaměstnankyně odchází na mateřskou dovolenou 6 - 8 týdnů před očekávaným datem porodu, je třeba zaznamenat v Kmenovém souboru několik údajů, aby systém sám tuto dobu zaznamenával správně.
Na první straně Kmenové karty je třeba do pole Vynětí z evidenčního stavu vyplnit datum odchodu na mateřskou podle záznamu lékaře a zároveň do vedlejšího políčka vyplnit také důvod vynětí "5" Mateřská a rodičovský příspěvek. Z těchto údajů se dopočtou další data, která je možné zkontrolovat na záložce Mateřská dovolená. Na této záložce je nutné po narození dítěte zaevidovat datum narození, k němuž se pak v evidenčních listech započítává doba jako vyloučená a doba po tomto datu se již do vyloučených dob nezahrnuje.
Pokud se vše takto vyplní napřed v Kmenové kartě, bude systém sám při otevření Měsíčních údajů nebo při spuštění Zpracování / Výpočet mezd zapisovat záznamy do tabulky nemocí. Důvod nepřítomnosti MAT eviduje dobu mateřské dovolené a po uplynutí této doby pak sám plynule naváže záznamy MAT2 pro rodičovský příspěvek.
Pokud zaměstnankyně bude hned po skončení MAT žádat o čerpání dovolené při rodičovském příspěvku, ponechá se zaměstnankyně vyjmuta ze stavu s původním datem, jen se do měsíční karty zaznamená na záložku Nepřítomnost čerpání dovolené počínaje stejným dnem, kterým začíná rodičovský příspěvek. Půjde o jediný případ, kdy bude nepřítomnost a mateřská zadána na stejnou dobu duplicitně v obou nabídkách, přičemž se jedná o skutečný stav, kdy opravdu při rodičovské dovolené maminka namísto návratu do zaměstnání požádá o čerpání dovolené. Důvodem tohoto postupu je legislativa, kdy v tomto případě nedochází ke krácení dovolené za kalendářní rok (pokud tedy vůbec v daném roce dovolená za kal. rok vznikne tj. bude započtena doba odpracovaná, doba mateřské a čerpané dovolené alespoň 60 dnů) a zaměstnankyně má nárok na čerpání celoročního nekráceného nároku dovolené za daný rok.
Pokud by nepožádala o čerpání dovolené bezprostředně v návaznosti na skončení mateřské dovolené, měl by se nárok na dovolenou za kalendářní rok pokrátit o prvních 100 dnů nepřítomnosti a každých dalších 21 dnů o příslušné dvanáctiny nároku. I zde ale existuje možnost dovolenou vyčerpanou i později než po skončení mateřské přiznat v plném rozsahu, ale ze strany zaměstnance již nejde o nárok, ale o dobrou vůli zaměstnavatele.
