Zdroj: Verlag Dashöfer
Tentokrát se dozvíme, co je nutné splnit pro uchování daňových dokladů a za jakých podmínek je lze převádět mezi listinnou a elektronickou podobou.
- Uchování daňových dokladů v ČR
Povinnost uchovávat vystavené daňové doklady má vystavovatel dokladu anebo poskytovatel plnění, jehož jménem byl daňový doklad vystaven. Povinnost uchovávat přijaté daňové doklady má plátce nebo osoba identifikovaná osoba, kteří mají sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, pokud jde o plnění přijatá v souvislosti se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku.
- Místo uchování daňových dokladů
Elektronické doklady mohou být uchovány mimo ČR, pokud je k nim dálkový přístup. Za určitých okolností GFŘ připouští i uchování daňových dokladů v listinné podobě mimo tuzemsko, pokud uchovatel mj. zajistí pro správce daně bezodkladně na jeho požádání přístup k těmto dokladům (předložení) v ČR.
Musí být uchována rovněž data, která zaručují věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu, například certifikáty, podpisové certifikáty, klíče nebo jiné šifrovací prostředky, pomocí kterých lze bezpečně zjistit, který subjekt doklad vystavil (věrohodnost původu), a dále že doklad nebyl od doby svého vystavení změněn (neporušenost obsahu).
- Listinné doklady převedené do elektronické formy
Z úsporných důvodů se listinné doklady například skenují pro další uchování. Z důvodu opatrnosti (např. z důvodu případných budoucích občanskoprávních řízení apod.) GFŘ doporučuje zvážit i po naskenování daňových dokladů jejich paralelní uchovávání v původní listinné podobě. Podle GFŘ není nezbytné převádět do elektronické podoby i související dokumenty, které v daném konkrétním případě vytvářejí auditní stopu (např. smlouvy, objednávky, dodací listy, doklady o zaplacení atd.). Z doporučení nevyplývá nějaké výrazné bezrizikové zjednodušení.
Lze převádět daňové doklady z elektronické do listinné podoby a naopak, pokud je zaručena věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost obsahu daňového dokladu a jeho čitelnost.
GFŘ uvádí případ, kdy je daňový doklad vystaven jako elektronický, ale u příjemce zpracován jako listinný s tím, že je potřeba zajistit jeho autorizovanou konverzi nebo reprodukovatelnost po celou dobu životnosti.
Pokud převod z listinné do elektronické podoby provádí vystavitel písemnosti, pak stačí, když elektronickou variantu zabezpečí platným uznávaným elektronickým podpisem či odešle datovou schránkou. Pokud ji nezabezpečí, bude potřeba průkaznost projevit jinak.
